麻省理工学院财务副校长办公室(VPF)决定为支持麻省理工学院学生、教职员工进行的研究、教育和重要工作的商品、资源和服务分配资金的最佳方式。VPF工作人员对细节的关注和组织帮助社区成员了解和使用研究所的财政资源。VPF有170名员工，他们在幕后努力工作，使麻省理工学院的生活更有效率，其中之一是旅游和酒店业高级战略采购分析师杰西卡•塔姆(Jessica Tam)。
Tam在旅游和酒店行业工作了20多年。在来到麻省理工学院之前，她在酒店工作了15年，离开了酒店业的一边，进入了另一边。Tam精通与供应商(包括旅游公司和餐饮服务商)建立和维护关系。这些宝贵的技能使她能够轻松地从她所说的“供应商”转变为“买家”。
作为战略采购和合同团队的一员，Tam负责所有与采购相关的旅行和酒店(餐饮、餐饮、帐篷和活动)。了解如何与人联系是她工作的重要组成部分，因为她负责与潜在的和首选的供应商联系，管理提案请求(rpf)，谈判合同，确保让步，并确保麻省理工学院的旅行者和活动策划者获得最佳价值。在协助安排旅行住宿时，她会解决旅行者可能遇到的问题。Tam还回答供应商的问题，并与Institute Events密切合作。
尽管她经常与新朋友见面和交谈，但Tam指出，酒店业规模很小。当她来到麻省理工学院时，有很多东西要学，但了解这个行业的主要参与者帮助她很快适应了这个角色。凭借她的专业知识，Tam立即能够帮助简化酒店方面的旅行。凭借她对行业的了解，她能够重新平衡麻省理工学院的谈判费率，使其具有竞争力，并符合她认为麻省理工学院应该支付的费用。
Tam工作的一个重要部分是审查供应商，以便将其列入麻省理工学院的首选企业名单。例如，当一名工作人员询问VPF的首选酒店列表时，它会提供Tam已经协商好的每个酒店的预期价格点，从而消除了该工作人员进行信息源选择的需要——找到两三个其他有竞争力的报价。条款和条件也已经到位，因此在选择了一个首选酒店之后，在购买付款的过程中很容易获得批准。
2024年5月，Tam因其于2020年3月开始的一个项目获得了“拥抱多样性、公平和包容性”优秀奖，该项目因疫情而被搁置。该计划的目的是为在麻省理工学院举行的活动提供多样化的餐饮选择。当Tam开始她的工作时，首选的餐饮服务名单大多是知名的大型餐饮公司。当她重新开始这个项目的工作时，Tam向小型的、当地的、黑人和少数民族拥有的餐饮企业发放了RPFs。在项目结束时，Tam为社区提供的首选餐饮服务商数量几乎翻了一番。在她的奖项提名中，同事们指出，谭的工作“促进了包容性，有助于我们当地经济的增长和成功，并为我们这个全球化的社区带来了新的、多样化的烹饪选择。”
迷乱:
问:你最喜欢你工作的哪一点?
Tam:我喜欢向人们介绍MIT的一些他们不知道的资源。有时候，某位教员在旅途中遇到了小问题，我就会让他们搭上下一班飞机。如果某个活动的餐饮订单没有出现，我会查看哪个首选供应商在紧迫的期限内可以提供袋装午餐。我来这里是为了回答一些问题，让我的同事们的旅行和活动尽可能地无缝对接。我想让社区知道我在这里是一个资源。一个鲜为人知的事实是，VPF网站对社区来说是一个很好的工具，它不仅可以提供旅行计划和酒店服务的信息，还可以提供费用报告、预算计划等信息。
问:你最喜欢麻省理工学院的哪一点?
Tam:我是战略采购和合同团队的一员，每个人都很友好。当我们在上班的日子里聚在一起时，感觉就像一家人。我们的财务副总裁凯蒂·哈默平易近人，会问:“周末过得怎么样?”你的孩子们怎么样?”我可以走到她的办公室问一个问题，这很好，可能与其他大学不同，你可能会听到你的副总裁，但你永远不能直接问他们问题或打招呼。
我也喜欢在麻省理工学院，你可能一开始并不知道和你一起工作的人的成就。我一直在和托德·麦克弗教授谈，他是一位作曲家，事实证明，流行的电子游戏“吉他英雄”和“摇滚乐队”是由麦克弗在媒体实验室的小组发展而来的——这在我们的工作对话中从未提到过。在麻省理工学院的第一年，我不得不找到蒂姆·伯纳斯-李爵士，他是万维网的发明者。你永远不知道你会遇到谁，会和谁说话。
问:你会给麻省理工学院的新员工什么建议?
Tam:即使你的工作是混合型的，也要试着亲自去见你将要共事的人。这是我在高等教育领域的第一份工作，我听说在大学工作感觉就像在一个筒仓里工作。在酒店业，我学到了五到十分钟的谈话会有很大的帮助，即使只是说，“我是杰西卡，我在这个职位上，我期待着与你合作。”当我刚开始工作时，我找到了一个我知道会和我一起工作的部门和人员的名单，然后去他们的办公室做自我介绍，并进行了简短的交谈。亲自见面能让你更好地了解人们是如何沟通的。
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